Vì sao nên họp không cần giấy tờ?

Chưa có thống kê nào cho thấy những cuộc họp tiêu tốn bao nhiêu thời gian, chi phí nhưng thực tế chứng minh, bất kỳ cuộc họp nào dù quan trọng hay không, thời gian dài hay ngắn đều rất tốn kém từ công sức đến chi phí cho công tác chuẩn bị cuộc họp.

Vì sao nên họp không giấy tờ?

Mô hình họp không giấy hay vẫn thường gọi là họp điện tử đã giải quyết tất cả những hạn chế của cuộc họp truyền thống. Đơn giản vì đã được số hóa ở nội dung tài liệu họp, rút ngắn thời gian họp, điểm danh, ý kiến thảo luận, trao đổi, tổng hợp, kết luận nội dung họp đều thể hiện rõ trong môi trường mạng Internet thay cho hàng chục mẫu biểu, tập giấy tờ dày cộm. Quan trọng hơn, họp không giấy giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đẩy nhanh hiệu quả các buổi họp, yếu tố cốt lõi để giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác. Với ý nghĩa đó, phòng họp không giấy nhận được sự quan tâm của các cấp chính quyền, đặc biệt là cấp chính quyền ở những thành phố lớn. 

Là đô thị đô thị lớn và đông dân nhất cả nước đồng thời cũng là trung tâm kinh tế, văn hóa, giáo dục quan trọng của Việt Nam và khu vực, TP.HCM càng cần có hệ thống giải pháp để các cuộc họp tại UBND và các cấp thực sự phát huy hiệu quả. Phát biểu tại Hội nghị công bố triển khai Hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời- nhắc việc thông minh” mới đây, Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong nhấn mạnh: "Thời gian qua, TP.HCM không ngừng nỗ lực, quyết liệt trong chỉ đạo, điều hành, đổi mới, sáng tạo, cải tiến lề lối, phong cách làm việc, quyết tâm xây dựng chính quyền thành phố hiện đại, minh bạch, năng động". 

Mong muốn đó nhanh chóng được hiện thực hóa khi UBND TP.HCM tập trung nghiên cứu và đặt hàng các doanh nghiệp công nghệ hàng đầu tại Việt Nam phát triển các ứng dụng phục vụ văn phòng điện tử với quyết tâm phải thay đổi hoạt động điều hành hướng đến cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả công việc, phục vụ tốt nhất cho người dân và doanh nghiệp.

UBND TP.HCM chọn VNPT e-Cabinet để gửi “vàng”

Chỉ 3 tuần sau khi nghe VNPT báo cáo giới thiệu về mô hình "Phòng họp không giấy e-Cabinet", ngày 25/6/2019, UBND TP.HCM chính thức công bố việc lựa chọn VNPT chính là đơn vị uy tín cung cấp cho UBND TP.HCM hệ thống “họp không giấy” đúng nghĩa. Đây là hệ thống được VNPT xây dựng riêng cho UBND TP.HCM nhằm tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của ủy ban từ cấp thành phố tới cấp xã/huyện. 

Cụ thể, quy trình nghiệp vụ VNPT e-Cabinet tuân thủ theo các quy định về chế độ họp, phiên họp của nhà nước và UBND TP.HCM và sở hữu nhiều tiện ích có ý nghĩa quan trọng góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp. Lợi ích mà mọi người có thể thấy ngay được là việc số hóa các tài liệu cho cuộc họp, qua đó giúp cho việc truy cập và tra cứu thông tin dễ dàng. Việc tương tác giữa người chủ trì và các đại biểu trong cuộc họp cũng góp phần nâng cao chất lượng cuộc họp. Các thao tác trên VNPT e-Cabinet thân thiện, giúp người chủ trì cũng như các đại biểu có thể thao tác dễ dàng, nắm bắt thông tin cuộc họp và thông tin đại biểu nhanh chóng, chính xác.

Đáng chú ý hơn cả, hệ thống họp không giấy còn là một trong những giải pháp chuyển đổi số thông minh, tiết kiệm chi phí photo, in ấn đến 30%, giảm được 40% tổng chi phí gửi văn bản hỏa tốc, chuyển phát nhanh, góp phần bảo vệ môi trường. Sau phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất. Việc xử lý, thu hồi hoặc tiêu hủy tài liệu số sau phiên họp được thực hiện hết sức đơn giản so với các tác vụ tương tự trên tài liệu giấy.

VNPT e-Cabinet thay đổi phương thức làm việc tại TP.HCM.

Ứng dụng phòng họp không giấy tờ VNPT e-Cabinet do VNPT nghiên cứu gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ... Trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp được bộ phận tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó được cập nhật lên hệ thống VNPT e-Cabinet để các thành viên tham dự cuộc họp đối chiếu, chuẩn bị ý kiến đóng góp… Trên cơ sở đó, ngay trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu có) một cách nhanh chóng, nội dung kết thúc cuộc họp cũng sẽ được cập nhật gửi đến các thành viên tham dự họp.

Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào. Nguồn tài liệu họp luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống và là dữ liệu mở. Theo đó, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có thể chủ động lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích như: Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác. Lẽ tất nhiên, VNPT e-Cabinet còn hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa với các thao tác đơn giản và tiện lợi ngay trên các thiết bị di động. 

Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong khẳng định: "Mô hình mới sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp, tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của UBND thành phố".